FAQ für Fortbildungsstellen

Die Fortbildungsakademie Herne hat die Aufgabe, Fortbildungen für alle Beschäftigten des Landes Nordrhein-Westfalen durchzuführen. Unser Angebot richtet sich gleichermaßen an die klassischen Verwaltungsbeschäftigten und auch an alle Beschäftigten mit fachspezifischen Aufgabenstellungen. Unser Schwerpunkt liegt in der Vermittlung von allgemeinen fachübergreifenden Themen, die in der Landesverwaltung benötigt werden.

Unser Angebot gliedert sich in drei Bausteine:

• Das offene Jahresprogramm mit Präsenz- und Online-Veranstaltungen zu den unterschiedlichsten Themenbereichen: Mehr zum Jahresprogramm
• Behördenspezifische Angebote, bei denen wir die Inhalte der Fortbildungsmaßnahme individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Behörde ausrichten: Mehr zu den behördenspezifischen Angeboten
• Angebote auf Abruf, die für bestimmte Zielgruppen oder ganz spezifische Herausforderungen bereits vorkonzeptioniert sind: Mehr zu den Angeboten auf Abruf

Ihre Hauptansprechpartnerinnen und -ansprechpartner sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fachbereichen. Der einfachste Weg, sie zu erreichen, ist eine einfache E-Mail an das jeweilige Funktionspostfach. Über diese Postfächer ist sichergestellt, dass Sie jederzeit zeitnah eine Antwort auf Ihr Anliegen erhalten. Eine Übersicht zu den Fachbereichen mit den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erhalten Sie über die Informationsseite zu den Fachbereichen.

In unserer Übersicht der Fachbereiche  bieten wir Ihnen eine aktuelle Übersicht, welchen Fachbereich Sie für die einzelnen Kapitel und Themen des Jahresprogramms ansprechen können. 

Grundsätzlich sind jederzeit Anmeldungen für noch kommende Seminare des offenen Jahresprogramms möglich. Wir veröffentlichen jeweils im Herbst des laufenden Jahres das Jahresprogramm für das kommende Jahr. Der genaue Veröffentlichungstermin wird über unsere Webseite im Bereich „Aktuelles“ angekündigt. In der Regel ist die Buchung im Oktober möglich.

Die Anmeldung erfolgt zweistufig über das Online-Buchungssystem. In der Regel, erfassen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Hauses zum gewünschten Seminartermin ihre persönlichen Daten und ihren Fortbildungswunsch. Über das Online-Buchungssystem werden die erfassten Daten automatisch an Sie weitergeleitet und in Ihrem persönlichen Fortbildungsstellen-Bereich des Online-Buchungssystems angezeigt. Die Voranmeldung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann ausgedruckt und parallel auf dem Dienstweg eingereicht werden. Die Anmeldung der Teilnehmenden bei der FAH erfolgt ausschließlich über die Fortbildungsstellen, indem Sie dem Antrag Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zustimmen oder ihn ablehnen.

Bitte beachten Sie bei der Anmeldung unbedingt, dass Ihre interessierte Mitarbeiterin bzw. Ihr interessierter Mitarbeiter zu der im Seminar aufgeführten Zielgruppe gehört und die nötigen Voraussetzungen für den Besuch des Seminars mitbringt. Uns ist die Überprüfung nicht möglich; liegen die notwendigen Voraussetzungen nicht vor, stört dies die Durchführung des Seminars erheblich und gefährdet den Seminarerfolg.

Nach Abstimmung aller Rahmenbedingungen erhalten Sie von uns ein Angebot. Mit Annahme des Angebotes erhalten Sie Zugang zu dem Seminar in unserem Onlinebuchungssystem. Hier können Sie die Teilnehmenden selbst erfassen. Alternativ versenden Sie den Link zum Seminar im Online-Buchungssystem an die Teilnehmenden, so dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt selbst eintragen können. Wir laden diese dann ein. Eine Erfassung der Teilnehmenden durch die FAH ist nicht möglich.

Eine Übersicht zum Lebenszyklus einer behördenspezifischen Veranstaltung sowie das Anfrageformular finden Sie im FOBI-Raum.

Das Online-Buchungssystem erreichen Sie über verschiedene Links auf unserer Webseite:

• Seminarkatalog: Hier finden Sie Quereinstiege in die Kapitel des offenen Jahresprogramms.
• Online-Buchungssystem: Hier finden Sie Links zum Seminarkatalog, dem Seminarfinder und der Last-Minute-Börse.

Bitte beachten Sie, dass das Online-Buchungssystem zwischen Teilnehmenden und Fortbildungsstellen unterscheidet. Ihnen stehen als Fortbildungsstelle umfangreichere Funktionen und mehr Informationen zur Verfügung.

Sollten Sie bereits einen Zugang in das bisherige Buchungssystem erhalten haben, so wurde im neuen Buchungssystem der Benutzername auf Ihre dienstliche E-Mailadresse im gültigen Format (vorname.nachname@beispiel.de) umgestellt.

Bitte nutzen Sie beim ersten Login die „Kennwort-Vergessen-Funktion“ unter dem Menüpunkt „Anmelden“. Sollten Sie Sich noch nicht als Fortbildungsbeauftrage oder Fortbildungsbeauftragter registriert haben, so senden Sie eine E-Mail an e-akademie@fah.nrw.de.

Falls Sie Probleme bei der Anmeldung haben, nutzen Sie gerne unser Kontaktformular. Bitte wählen Sie den Betreff „Online-Buchungssystem“ aus. Die E-Akademie, verantwortlich für die technischen Verfahren an der FAH, wird sich schnellstmöglich bei Ihnen melden.

Im Online-Buchungssystem gibt es unter dem Menüpunkt „Anmelden“ eine „Kennwort vergessen“-Funktion.

Bitte senden Sie eine E-Mail mit Angabe Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse und Behördenadresse an die E-Akademie.

Das gilt auch für Behörden und Einrichtungen, die das vorherige Online-Buchungssystem nicht nutzen konnten.

Wir informieren Sie, sobald die Anmeldung bei uns eingetroffen ist und bearbeitet wird. Sobald Sie eine Seminaranmeldung über das Online-Buchungssystem an die FAH geschickt haben, erscheint hinter dem Namen der gemeldeten Personen ein Anmeldestatus.

Die eingegangenen Seminaranmeldungen werden in unserem Programm zur Seminarverwaltung (Antrago) beim jeweiligen Seminar gespeichert. Wir prüfen regelmäßig, ob ausreichend Teilnehmerinnen und Teilnehmer für ein Seminar gemeldet ist. Die Einladung erfolgt spätestens vier bis sechs Wochen vor Seminarbeginn.

Bei Abmeldung einer oder eines Teilnehmenden wird der Seminarplatz nach den auf der Homepage kommunizierten Regeln zur Vergabe von Seminarplätzen weitervergeben. Dies bedeutet, dass der Seminarplatz an eine Person von der Warteliste geht, falls diese gefüllt ist. Ein Tausch innerhalb einer Behörde ist nur dann möglich, wenn es für das Seminar keine Warteliste gibt.

Bei der Auswahl der Teilnehmenden beachten wir die gesetzlichen Vorgaben und unsere in den Geschäftsbedingungen festgelegten Kriterien. Im offenen Jahresprogramm legen wir sehr starken Wert darauf, dass wir Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus verschiedenen Behörden einladen. Wir akzeptieren daher in der Regel nicht mehr als zwei oder drei Beschäftigte aus einer Behörde.

Schwerbehinderte werden bevorzugt berücksichtigt, wenn zum Anmeldezeitpunkt noch freie Plätze zur Verfügung stehen. Bei den Plätzen für einzelne Behörden berücksichtigen wir bevorzugt deren Prioritätensetzung. Personen, deren Anmeldung im Vorfeld bei einer Veranstaltung gleicher Kennziffer nicht berücksichtigt werden konnte, werden ebenfalls bevorzugt berücksichtigt. Im Übrigen gehen wir nach der Reihenfolge der Anmeldung.

Bei stark nachgefragten Seminaren erhalten wir häufig mehr Anfragen als Plätze zur Verfügung stehen. Wir bemühen uns, diese Seminare früh einzuladen. Parallel führen wir für den jeweiligen Seminartermin eine Warteliste, falls später eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer absagen muss.

Wir prüfen zudem, ob es möglich ist, ein Parallelseminar oder einen Zusatztermin anzubieten. Es ist daher oft sinnvoll, Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch dann noch zu melden, wenn das Seminar bereits voll ist. Die Personen auf der Warteliste kontaktieren wir direkt, sobald ein Platz frei wird.

Die Teilnahme von Beschäftigten mit einer Behinderung oder Beeinträchtigung an Seminaren der Fortbildungsakademie ist grundsätzlich möglich. Wichtig ist aber, dass wir über die notwenigen Maßnahmen für die erfolgreiche Durchführung des Seminars Bescheid wissen. Geben Sie diese Informationen möglichst bereits bei der Anmeldung im Bereich "Vorkehrungen" an. Wir stimmen die Maßnahmen dann bei der Einladung mit der Teilnehmerin oder dem Teilnehmer ab.

Eine Seminarteilnahme ist auch dann möglich, wenn die Behinderung oder Beeinträchtigung eine Begleitung erforderlich macht. Die Kosten für die Begleitperson werden der entsendenden Dienststelle in Rechnung gestellt. Voraussetzung hierfür ist, dass spätestens am Anreisetag eine Kostenübernahmeerklärung der Dienststelle vorliegt.

Bitte informieren Sie die FAH frühzeitig über eine Teilnahme mit Begleitperson und geben Sie diese Informationen möglichst bereits bei der Anmeldung im Bereich "Vorkehrungen" an.

Ein großes Ärgernis für uns ist, wenn - gerade bei stark nachgefragten Seminaren - Teilnehmende ohne Ankündigung nicht erscheinen. Wir haben dann keine Chance mehr, Seminarplätze, die dringend benötigt werden, an andere Personen zu vergeben. Bitte sagen Sie möglichst frühzeitig bei uns ab. Sofern uns Absagen von Teilnehmenden direkt erreichen, verweisen wir immer an die Informationspflicht gegenüber ihrer Fortbildungsstelle.

Absagen gibt es natürlich auch während des Seminars, beispielsweise wegen Erkrankungen. Wir informieren die Fortbildungsstellen nach Seminarabschluss über das Nichterscheinen beziehungsweise über den Seminarabbruch.

Soweit bei behördenspezifischen Seminaren nichts anders verabredet ist, erhalten alle Seminarteilnehmerinnen und Seminarteilnehmer nach Ende des Seminars eine Teilnahmebescheinigung per E-Mail, wenn Sie zu mindestens 80 % an dem Seminar teilgenommen haben. In der Regel erhalten auch Sie in der Fortbildungsstelle eine entsprechende Benachrichtigung. Die Teilnahmebescheinigung wird bei mehrteiligen Seminaren erst am Ende des letzten Teils verschickt. Die Kriterien für die Aushändigung der Bescheinigung ist in unseren Geschäftsbedingungen veröffentlicht.

Das offene Jahresprogramm ist in der Regel für alle Beschäftigten des Landes NRW kostenfrei. Nur in Ausnahmefällen - für besondere oder Zusatzangebote - fallen für die anmeldende Behörde Kosten an. Die betroffenen Seminare sind im Internet mit einem Stern (*) hinter dem Preis gekennzeichnet.

Melden Behörden und Einrichtungen außerhalb der Landesverwaltung NRW Teilnehmerinnen und Teilnehmer an, müssen diese die ausgewiesene Seminargebühr entrichten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Dienstherr das Land NRW ist, erhalten einen Rabatt von 20%.

Ein Teil unseres Seminarprogrammes sind Angebote auf Abruf. Wir haben unterschiedliche Seminarkonzepte entwickelt, die speziell für Teilnehmendenkreise aus Behörden gedacht sind, die eng zusammenarbeiten. Hierzu gehören Coachings, Teamentwicklungsmaßnahmen, aber auch Angebote zur professionellen Konfliktlösung.

Daneben bieten wir für die Behörden und Einrichtungen des Landes noch behördenspezifische Angebote an, die speziell auf die Bedürfnisse der einzelnen Behörde oder des jeweiligen Bereichs in der Behörde zugeschnitten werden. Diese beiden Angebote sind kostenpflichtig, können aber mit Ihrem Basiskonto für Fortbildungsmaßnahmen an der FAH verrechnet werden.

Sie erhalten ein konkretes Angebot mit Seminarpreisen. Diese Kosten sowie ggf. anfallende Zusatzkosten für kostenpflichtige Vor- und Nachgespräche mit den Dozentinnen und Dozenten, Pauschalen für Anreisen etc. werden Ihnen nach Abschluss des Seminars, beziehungsweise bei mehrteiligen Seminaren nach Ende des ersten Teils in Rechnung gestellt, beziehungsweise es erfolgt eine Abrechnung über ein Basiskonto. Bei mehrteiligen Seminaren, die über das aktuelle Jahr hinausgehen, können abweichende Regelungen abgestimmt werden.

Stornokosten fallen aktuell an, wenn Sie ein vereinbartes behördenspezifisches Seminar stornieren oder sich wesentliche Dinge ändern, die eine Nachkalkulation erfordern. Es sind alle Kosten zu tragen, die der Fortbildungsakademie entstehen.

Die Begleichung der Kosten erfolgt entweder über das Ihrer Meldebehörde zugeordnete Basiskonto oder per Rechnung.

Bitte geben Sie bei der Beauftragung an, ob die Abrechnung des Seminars über das Basiskonto oder per Rechnung erfolgen soll. Eine nachträgliche Änderung ist bei uns mit sehr viel Arbeitsaufwand verbunden und nur in absoluten Ausnahmefällen möglich. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass dieses insbesondere zum Jahresende nicht ermöglicht werden kann. Eventuelle Überziehungen des Basiskontos werden unter Auflistung unserer Leistungen als Ganzes in Rechnung gestellt.

Einsicht in das Basiskonto erhalten die Mittelverwalter in den Behörden über ein von der Fortbildungsakademie zur Verfügung gestelltes Programm zur Kontingentverwaltung. Die Bereitstellung erfolgt durch IT.NRW. In dem Programm können Sie jahresweise Einsicht in das bereitgestellte Kontingent nehmen und alle Buchungen verfolgen. Über die Kurzanleitung zur Basiskontenverwaltung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihr Basiskonto einsehen können.

Wenden Sie sich bitte an uns, um das Programm für Sie bereitzustellen. Unser E-Akademie hilft Ihnen gern weiter, nachdem Sie uns eine kurze E-Mail geschickt haben.

Unsere Rechnungsstelle ist verantwortlich für die Abwicklung aller unserer Rechnungen und auch für die Pflege der Basiskonten der Ressorts. Wann immer Sie Fragen zu Rechnungen oder Buchungen haben, steht Ihnen die Sachbearbeitung in der Rechnungsabteilung gern zur Verfügung. Sie erreichen die Rechnungsstelle über die zentrale E-Mail-Adresse.

Falls Sie Fragen zu einzelnen Rechnungspositionen haben, sprechen Sie bitte die Seminarsachbearbeitung im Fachbereich an.