AGB
Allen Fortbildungs- und Veranstaltungsangeboten im Rahmen des offenen Jahresprogramms sowie behördenspezifischen Maßnahmen liegen die nachfolgenden Bedingungen zugrunde.
Geschäftsbedingungen für offene Veranstaltungen
Fassung vom 24.11.2025
Geltungsbereich
Die Geschäftsbedingungen gelten für die Teilnahme an allen Seminaren des offenen Jahresprogramms der FAH, soweit diese für alle Beschäftigten in den Behörden und Organisationen des Landes Nordrhein-Westfalen geöffnet sind. Mit der Teilnahmeanfrage der/des Beschäftigten und der Anmeldung durch die zuständige Stelle in der Behörde bzw. Organisation erkennt die/der Beschäftigte und die Behörde bzw. Organisation diese Geschäftsbedingungen an.
Zielgruppe
Die Angebote im offenen Jahresprogramm der FAH richten sich in erster Linie an die Beschäftigten der Landesverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen. Anmeldeberechtigt sind darüber hinaus Beschäftigte von Behörden/Organisationen des öffentlichen Dienstes außerhalb der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen.
Teilnahmeanfrage
Die Teilnahmeanfrage zu Veranstaltungen aus dem Jahresprogramm erfolgt über das Onlinebuchungssystem auf der Internetseite der FAH. Teilnahmeanfragen sind jederzeit nach Veröffentlichung der Veranstaltung bis zum Anmeldeschluss möglich. Aus organisatorischen Gründen wird eine frühzeitige Anfrage empfohlen.
Freigabe
Eine Teilnahmeanfrage muss durch die zuständige Fortbildungsstelle in der Behörde/Organisation im Onlinebuchungssystem freigegeben werden. Ohne die Freigabe ist diese Anfrage für die FAH nicht sichtbar und kann im Rahmen der Zulassung (siehe Zulassungskriterien) nicht berücksichtigt werden.
Die Freigaben sollen aus organisatorischen Gründen sechs Wochen vor Seminarbeginn eingegangen sein. Für ausgewählte Seminare („Last-Minute-Angebote“) sind kurzfristigere Freigaben möglich.
Zulassungskriterien
- Grundsätzlich erfolgt die Zulassung zu Seminaren des Jahresprogramms nach dem Eingangsdatum.
- Anmeldungen von Beschäftigten mit Schwerbehinderungen werden vorrangig berücksichtigt.
- Meldet eine Behörde/Organisation mehrere Personen zu einem Seminar an, werden die bei der Anmeldung angegebenen Prioritäten soweit möglich berücksichtigt.
- Beschäftigte aus der Landesverwaltung NRW, die für das gleiche Seminar zu einem früheren Termin keine Zulassung erhalten haben, werden bei erneuter Anmeldung bevorzugt berücksichtigt, soweit dies bei der Anmeldung angegeben wurde.
- Die FAH behält sich vor, die Seminargruppen so zu organisieren, dass dem Auftrag der ressortübergreifenden Fortbildung Rechnung getragen wird.
- Beschäftigte von Behörden/Organisationen, die nicht zur Landesverwaltung NRW gehören, können nur berücksichtigt werden, wenn zum Zeitpunkt der Einladung freie Kapazitäten verfügbar sind. Ausgenommen von dieser Regel sind Seminare, die explizit für diese Behörden/Organisationen geöffnet sind.
Seminarorganisation
Die gesamte Kommunikation mit den Teilnehmenden und Behörden/Organisation, wie Einladungen, Rückfragen, Umorganisationen, Absagen etc. erfolgt per E-Mail an die bei der Teilnahmeanfrage angegebene E-Mail-Adresse.
Präsenzseminare werden, sofern im Onlinebuchungssystem nicht anders angegeben, in der Fortbildungsakademie – Akademie Mont-Cenis – in Herne durchgeführt. Grundsätzlich ist es aber auch möglich, dass auf andere Tagungsstätten ausgewichen wird. Die entsprechenden Informationen werden allen zugelassenen Personen im Rahmen der Einladung zum Seminar mitgeteilt.
Online-Seminare/-Seminarteile werden mit Hilfe einer von uns bereitgestellten Virtual-Classroom-Software durchgeführt. Für eine reibungslose Teilnahme müssen die technischen Anforderungen der Software beachtet werden, die im Vorfeld auf der von der FAH genutzten Lernplattform (derzeit ILIAS) kommuniziert werden. Für die Schaffung der technischen Voraussetzungen für eine reibungslose Seminarteilnahme sind die Teilnehmenden selber, bzw. die entsendenden Behörden/Organisationen verantwortlich. Es wird empfohlen, die technischen Voraussetzungen im Vorfeld zu testen. Auf der Lernplattform besteht die Möglichkeit, die technischen Voraussetzungen der Virtual Classroom Software im Vor-hinein zu testen. Details dazu befinden sich in der Seminareinladung.
Blended-Learning Veranstaltungen (Kombinationen aus Online- und Präsenzlernen und/oder synchronen und asynchronen Phasen) beinhalten auch Selbstlernphasen, bei denen es um die eigenständige Erarbeitung von Lernergebnissen oder das Durcharbeiten von Lernprogrammen geht. Die Seminarteile mit diesen Inhalten sind im Jahresprogramm entsprechend gekennzeichnet. Die Teilnehmenden, bzw. die entsendenden Behörden/Organisationen sind dafür verantwortlich, dass hierfür ein geeigneter Arbeitsplatz, die notwendige technische Infrastruktur sowie ausreichend Zeit zur Verfügung stehen.
Für die Teilnehmenden an den Seminaren handelt es sich um dienstliche Veranstaltungen. Ein unangemessenes Verhalten kann zum Seminarausschluss führen.
Preise und Gebühren
Anfallende Seminargebühren und Übernachtungskosten werden in den Veranstaltungen getrennt nach Beschäftigten aus der Landesverwaltung und Beschäftigten aus Behörden und Organisationen außerhalb der Landesverwaltung ausgewiesen. Die Teilnahme an Seminaren im offenen Jahresprogramm ist für Beschäftigte der Landesverwaltung NRW in der Regel kostenfrei. Ein entsprechender Hinweis ist in den Beschreibungen zu den Veranstaltungen hinterlegt. Die Kosten werden in diesen Fällen aus einem bei der FAH hinterlegten Konto beglichen. Ist auch für Landesbeschäftigte eine Teilnahmegebühr ausgewiesen, ist diese von der entsendenden Behörde/Einrichtung entweder als Abbuchung von ihrem Basiskonto oder per Rechnung zu zahlen. Die Auswahl des Kontos erfolgt bei Anmeldung.
Maßgeblich für die Entscheidung zur Kostenfreiheit ist die Einstufung der Beschäftigungsbehörde in den Stammdaten der Fortbildungsakademie, die mit der jeweiligen Fortbildungsstelle abgestimmt sind (Zuordnung zu einem Basiskonto eines Ressorts).
Bei der Teilnahmeanfrage zu einer Veranstaltung muss angegeben werden, ob eine Übernachtung benötigt wird oder nicht. Eine spätere Änderung des Übernachtungswunsches kann nur berücksichtigt werden, wenn hierfür ausreichend Ressourcen verfügbar sind bzw. freigewordene Ressourcen anderweitig verwendet werden können. Die verbindliche Entscheidung für oder gegen eine Übernachtung bezieht sich bei mehrteiligen Seminaren immer auf alle Präsenzveranstaltungen des Seminars.
Auf Wunsch kann bei der Teilnahmeanfrage eine Voranreise am Vortag der jeweiligen Veranstaltung angegeben werden. Eine Zusage für eine Voranreise ist abhängig von freien Ressourcen in der FAH und bezieht sich nur auf die Übernachtung als solches. Eine Cateringleistung (Abendessen und/oder Frühstück) ist damit nicht verbunden. Die Kosten für die zusätzliche Übernachtung werden der Behörde/Organisation in Rechnung gestellt.
Seminarabmeldungen/Stornogebühren
Die Abmeldung einer freigegebenen Teilnahmeanfrage muss per E-Mail von der Fortbildungsstelle an das Funktionspostfach des zuständigen Fachbereichs erfolgen. Diese sollen frühestmöglich erfolgen, damit die freigewordenen Seminarplätze anderen Interessierten angeboten werden können. Die Fortbildungsakademie behält sich vor, im Laufe des Jahres Stornogebühren einzuführen, wenn aufgrund von kurzfristigen Abmeldungen oder Nichterscheinen zur Veranstaltung Seminarplätze verfallen.
Abrechnung gegenüber dem Kostenträger
Bei einteiligen Veranstaltungen werden alle Leistungen nach Ende der Veranstaltung mit dem bei der Anmeldung hinterlegten Kostenträger abgerechnet. Bei mehrteiligen Veranstaltungen erfolgt eine Abrechnung aller Leistungen, einschließlich der Leistungen in den Folgeteilen, nach dem Ende des ersten Veranstaltungsteils.
Für Teilnehmende aus der Landesverwaltung NRW erfolgt die Abrechnung von kostenpflichtigen Zusatzseminaren über das für das Ressort bzw. die Behörde bereitgestellte Basiskonto und wird mit dem dort hinterlegten Betrag verrechnet. Ist das Basiskonto überbucht, erfolgt eine Rechnungsstellung des Differenzbetrags im Basiskonto als Sammelrechnung.
Abrechnungen gegen Rechnung sind nur möglich, wenn dieses bereits bei der Freigabe durch die zuständige Fortbildungsstelle angegeben wurde. Eine Umbuchung von Seminaren vom Basiskonto in eine Rechnung ist nicht mehr möglich, wenn das Seminar bereits abgerechnet ist.
Für Teilnehmende, die nicht Beschäftigte der Landesverwaltung NRW sind, versendet die FAH nach dem Seminarende bzw. bei mehrteiligen Seminaren nach Ende des ersten Teils eine Rechnung per E-Mail an den hinterlegten bzw. bei der Beauftragung angegebenen Kostenträger.
Nutzung personenbezogener Daten
Für die Durchführung der Fortbildungen ist es erforderlich, die bei der Anmeldung erfassten personenbezogenen Daten elektronisch zu speichern und an die anderen Kursteilnehmenden sowie an die Dozierenden des Seminars durch Nutzung unserer Lernplattform weiterzugeben. Mit der Teilnahmeanfrage erklären sich die Kursteilnehmenden mit dieser Speicherung und der Weitergabe im angegebenen Rahmen einverstanden. Ohne diese Einwilligung ist die Teilnahme an Seminaren der FAH nicht möglich. Auf der Webseite der FAH finden Sie die aktuellen Datenschutzhinweise.
Vorbehalt
Die Fortbildungsakademie behält sich vor, die angegebenen Preise und die Geschäftsbedingungen auch während des laufenden Jahres zu ändern. Gültig sind jeweils die zum Zeitpunkt der Freigabe im Onlinebuchungssystem ausgewiesenen Seminarpreise und die im Internet veröffentlichten Geschäftsbedingungen.
Geschäftsbedingungen für behördenspezifische Veranstaltungen
Fassung vom 31.10.2025
Geltungsbereich
Die Geschäftsbedingungen gelten für Seminare und Veranstaltungen der Fortbildungsakademie, die diese im Auftrag für Behörden/Organisationen in der Landesverwaltung NRW plant und durchführt. Mit der Anfrage bzw. mit der Annahme des Angebotes erkennt die Behörde/Organisation diese Geschäftsbedingungen an.
Angebote auf Abruf
Verschiedene wiederkehrende Angebote zu behördenspezifischen Veranstaltungen veröffentlicht die FAH im offenen Jahresprogramm und ergänzend im Internetauftritt. Diese können zu den angegebenen Bedingungen und dem angegebenen Festpreis beauftragt werden. Ist kein Festpreis angegeben, erhalten Sie ein Angebot.
Seminaranfrage
Um den Bedarf der Behörden genau festlegen zu können, hält die FAH im Internetauftritt ein Formular „Anfrage für ein individuelles Angebot“ vor. Dieses beinhaltet alle relevanten Fragestellungen, die zu einer Erstellung eines Angebotes erforderlich sind. Das Formular soll von der Fortbildungsstelle der Behörde/Organisation an die FAH geschickt werden.
Fristen
Die FAH benötigt eine Vorbereitungszeit, um ein behördenspezifisches Seminar zu konzipieren, mit der Auftraggeberin/dem Auftraggeber und der Dozentin/dem Dozenten abzustimmen. Es wird empfohlen, Anfragen so zu stellen, dass der Wunschtermin mindestens 12 Wochen nach der Anfrage liegt. Bei bestimmten Formaten, zum Beispiel für Krisen- und Konfliktmoderationen oder Coachings, gelten verkürzte Fristen. Diese Seminartypen werden von der FAH vorrangig bearbeitet.
Tagungsstätten
Sofern für die Veranstaltung eine Tagungsstätte benötigt wird, kann die FAH folgende Angebote machen:
Die Veranstaltung kann
- bei freien Ressourcen in der Fortbildungsakademie in Herne mit allen Übernachtungs- und Catering-Leistungen oder
- vor Ort in Ihrer Behörde ohne Übernachtungs- und Cateringleistungen durchgeführt werden.
Eine Auslagerung in eine externe Tagungsstätte ist nur möglich, wenn es in der Fortbildungsakademie keine freien Ressourcen gibt oder es aus inhaltlichen Gründen im Seminar bzw. aus Gründen, die in der Zielgruppe des Seminars liegen, eine Durchführung vor Ort in der Behörde oder in der Fortbildungsakademie nicht möglich ist.
Die FAH kann bei der Auswahl der Tagungsstätte keine Zusage für eine bestimmte Tagungsstätte machen. Soll eine Veranstaltung in einer bestimmten von der Behörde festgelegten Tagungsstätte durchgeführt werden, hat die Behörde die Möglichkeit, die Tagungsstätte im eigenen Ermessen zu buchen und bezahlen. Die Kosten für die Übernachtungen der Dozierenden sind mitzubuchen. Die FAH führt die Veranstaltung in diesem Fall wie eine Veranstaltung vor Ort in der Behörde durch.
Online-Veranstaltungen
Behördenspezifische Veranstaltung können ganz oder in Teilen online durchgeführt werden, wenn dieses aus didaktischen Gründen möglich und sinnvoll ist. Die FAH nutzt hierzu in der Regel eine eigene Software vom Typ Virtual Classroom, alternativ kann nach Rücksprache mit den Dozierenden auch eine andere vom Kunden bereitgestellte Software genutzt werden. Jede Software hat individuelle technische Anforderungen. Für die Schaffung der technischen Voraussetzungen ist die beauftragende Behörde/Organisation verantwortlich.
Dozierendenauswahl
Behörden und Organisationen können im Rahmen ihrer Anfrage Vorschläge für geeignete Dozierende für ihre Veranstaltung machen. Diese werden von der FAH berücksichtigt, es kann aber keine feste Zusage für einzelne Dozierende gemacht werden. Die FAH ist bei der Dozierendenauswahl an vergaberechtliche Vorgaben gebunden.
Angebot
Die FAH erstellt nach inhaltlicher Abstimmung auf die Anfrage aus der Behörde/Organisation ein Angebot. Das Angebot enthält Aussagen zum Inhalt des Seminars, den vorgesehenen Dozierenden, zur Seminarform (Präsenz, Online oder Blended-Learning) und den entstehenden Kosten. Es wird den auftraggebenden Behörden/Organisationen empfohlen, vor Angebotsannahme die Finanzierung des Seminars mit der mittelverwaltenden Stelle abzustimmen.
Annahme
Das Angebot der FAH muss ausdrücklich innerhalb der im Angebotsschreiben benannten Frist angenommen werden. Wird das Angebot innerhalb der Frist angenommen, kommt die Vereinbarung zu den im Angebot genannten Konditionen zustande. Erst nach der Annahme kann die FAH feste Vereinbarungen mit den Dozierenden, externen Tagungsstätten oder Reservierungen in der Fortbildungsakademie vornehmen. Verstreicht die Frist, ist keine Vereinbarung zustande gekommen. Es ist eine Neuplanung erforderlich.
Kosten
Das Seminar wird zu dem im Angebot genannten Festpreisangebot von der Fortbildungsakademie durchgeführt. Das Angebot enthält keine im Vorfeld nicht kalkulierbare Mehrleistungen wie
- Vorgespräche: Vorgespräche oder andere Beratungsleistungen der Dozierenden berechnen wir mit 120,00 Euro je Stunde ggf. zuzüglich Reisekosten.
- Sonstige Seminarnebenkosten: Von den Dozierenden nachgewiesenen Seminarnebenkosten (z.B. Druckkosten, Lizenzen etc.) werden in voller Höhe berechnet.
- Zusätzliche Seminarteilnehmende: Nehmen – nach Abstimmung mit der FAH – mehr Personen an der Veranstaltung teil als im Angebot angegeben, werden bei Präsenzseminaren in der Fortbildungsakademie oder in externen Tagungsstätten die zusätzlichen Kosten für Übernachtung und Catering im vollen Umfang berechnet.
Die entstehenden Mehrkosten werden auf den Festpreis aufgeschlagen und in Rechnung gestellt.
Seminarabsage
Sagt die beauftragende Behörde ein Seminar nach Annahme des Angebotes bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn ab, müssen alle der Fortbildungsakademie dadurch entstehenden Kosten getragen werden. Bei einer späteren Absage ist der volle Seminarpreis inklusive aller vereinbarten Mehrleistungen fällig. Maßgeblich für die Terminberechnung ist der Eingang der Mail im Funktionspostfach des Fachbereichs der Fortbildungsakademie.
Seminaränderungen
Ändert die beauftragende Behörde ein Seminar nach Annahme des Angebotes vor Veranstaltungsbeginn die grundlegenden Rahmenbedingungen am Seminar wie Dozierenden-Auswahl, Veranstaltungsort, Seminardauer, Termine, Anzahl der Seminarteile, müssen alle der Fortbildungsakademie dadurch entstehenden Kosten getragen werden.
Zu berücksichtigende Kosten ab Absagen oder Änderungen
Bei der Berechnung der anfallenden Kosten werden folgende Leistungen berücksichtigt:
- Ausfallhonorare für Dozentinnen und Dozenten,
- Kosten für bereits erbrachte Leistungen von Dozentin oder Dozent wie Vorgespräche, Anreisen oder Seminarkonzeptionen,
- Seminarnebenkosten, zum Beispiel Ausfallkosten für die Anmietung von technischen Geräten, (Ausfall-)Honorare von Dolmetscherinnen und Dolmetschern, Lizenzkosten und ähnliches,
- Stornogebühren von Tagungsstätten für Seminarräume und Hotelzimmer,
- Verwaltungsgebühren der Fortbildungsakademie und
- Catering- und Übernachtungspauschalen für Seminar- und Hotelzimmerreservierungen in der Fortbildungsakademie, wenn die Ressourcen nicht mehr anders genutzt werden können.
Abrechnung
Soweit im Angebot oder bei Veranstaltungen auf Abruf nichts anderes angegeben ist, rechnet die FAH bei einteiligen Veranstaltungen alle Leistungen nach dem Ende der Veranstaltung ab. Bei mehrteiligen Veranstaltungen erfolgt eine Abrechnung aller Leistungen, einschließlich der Leistungen in den Folgeteilen, nach dem Ende des ersten Teils der Veranstaltung.
Die Abrechnung für das behördenspezifische Seminar erfolgt in der Regel über das für das Ressort bzw. die Behörde bereitgestellte Basiskonto und wird mit dem dort hinterlegten Betrag verrechnet. Ist das Basiskonto überbucht, erfolgt eine Rechnungsstellung des Differenzbetrags im Basiskonto. Die Rechnungsstellung erfolgt für alle im Basiskonto angefallenen Buchungen bis zum Datum der Rechnungsstellung (Sammelrechnung).
Eine Einzelabrechnung von Seminaren gegen Rechnung ist nur möglich, wenn dieses bereits bei der Seminaranfrage oder in der Seminarannahme ausdrücklich verlangt wird bzw. das bei Seminaren auf Abruf so hinterlegt ist. Der Versand der Rechnung erfolgt in der Regel per E-Mail. Eine Umbuchung von Seminaren vom Basiskonto in eine Rechnung ist nicht mehr möglich, wenn das Seminar bereits abgerechnet ist.
Seminarorganisation
Soweit nichts anderes vereinbart ist, erfolgt die Erfassung der Teilnehmenden durch die auftraggebende Behörde/Organisation über das Online-Buchungssystem der FAH. Die Zugänge hierfür stellt die FAH bereit.
Die gesamte Kommunikation mit den Teilnehmenden und Behörden/Organisationen, wie Einladungen, Rückfragen, Umorganisationen, Absagen etc. erfolgt per E-Mail an die bei der Teilnahmeanfrage angegebene E-Mail-Adresse bzw. an die benannten Seminarteilnehmenden.
Für die Teilnehmende an den Seminaren handelt es sich um dienstliche Veranstaltungen. Ein unangemessenes Verhalten kann zum Seminarausschluss führen.
Nutzung personenbezogener Daten
Für die Durchführung der Fortbildungen ist es erforderlich, die erfassten personenbezogenen Daten der Teilnehmenden und Dozierenden elektronisch zu speichern und an die anderen Kursteilnehmenden sowie an die Dozierenden des Seminars durch Nutzung unserer Lernplattform weiterzugeben. Soweit von der Behörde/Organisation Teilnehmende namentlich benannt werden, stellt die Behörde/Organisation sicher, dass sich die Kursteilnehmenden mit dieser Speicherung und der Weitergabe im angegebenen Rahmen einverstanden erklären. Ohne diese Einwilligung ist die Teilnahme an Seminaren der FAH nicht möglich. Auf der Webseite der FAH finden Sie die aktuellen Datenschutzhinweise.
Vorbehalt
Die Fortbildungsakademie behält sich vor, die Geschäftsbedingungen auch während des laufenden Jahres zu ändern. Gültig sind jeweils die zum Zeitpunkt der Angebotsannahme im Internet veröffentlichten Geschäftsbedingungen.
